Я в том смысле, что написать, мол в понедельник быть обязательно, ибо собрание. Отсутсвие работе, отпуска, согласовывать только со мной. Или это совсем тирания? :))
Все это уже прописано до вас и называется трудовой договор. Вы сейчас пытаетесь изобрести велосипед, на мой взгляд.
1. Сначала разговор с сотрудником и РП, что начальник отдела определяет когда человек уходит домой (и несет за это ответственность по ТК, если я ничего не путаю). Это нужно, чтобы РП не отпускал домой в середине рабочего дня, а у сотрудника не было соблазна договориться только с РП, в обход нового начальника отдела. Продублировать договоренности в почте кратким итогом беседы, чтобы не было потом недопонимания.
2. Еще раз повторится - прямиком в отдел кадров (уже сами). Так мол и так, задачи есть, а человек уходит домой в рабочее время. Предупреждение, что так делать нельзя было - ваше письмо из п1.
P.S.
Такое впечатление, что вы молодой/новый начальник, а отдел пытается вами крутить/проверяет на прочность. Если так, то не переживайте, многие через это проходили)) Да, непросто) Авторитет еще надо заработать.
P.S. 2
Если человек не понимает, что надо быть обязательно, ибо собрание и ему надо об этом писать отдельно, то тут стоит думать уже в другом направлении, имхо))